Hoe AlterWood zijn 
offertecreatie en opvolging 
verder automatiseerde met AI. 

Naarmate AlterWood hard doorgroeide, nam ook de hoeveelheid binnenkomende offerteaanvragen snel toe. De meeste aanvragen kwamen per e-mail binnen, elk met hun eigen wensen, maten en toepassingen. Het vertalen van die klantvragen naar het juiste product, het uitwerken van offertes en het opvolgen ervan kostte Patrick en zijn team dagelijks uren.

"Elke dag nieuwe aanvragen, en elke keer weer alles handmatig uitwerken. Op een gegeven moment past dat gewoon niet meer bij hoe je je bedrijf wil runnen."

De doorbraak: AI die je offerteproces begrijpt

AlterWood had al een solide basis met Brincr als centraal systeem voor alle offertes en klantbeheer. De volgende stap? Het volledig automatiseren van inkomende aanvragen, om de administratieve last verder te verlagen. De uitdaging was duidelijk: "hoe winnen we efficiëntie, zonder in te leveren op de klantbeleving?"

De oplossing: AI-gedreven offertecreatie. Een systeem dat alle handmatige stappen van een medewerker automatisch uitvoert. De oplossing leest inkomende offerteaanvragen in, inclusief eventuele bijlagen. Vervolgens checkt het systeem of alle benodigde gegevens compleet zijn. Ontbreekt er informatie, dan wordt er automatisch een terugkoppeling verstuurd. Zijn alle gegevens aanwezig, dan maakt het systeem een productselectie op basis van de best-practices en expertise van AlterWood, en wordt de offerte direct in Brincr aangemaakt, onder de juiste klant, en verzonden.

Daarna houdt het systeem de opvolging bij: gepersonaliseerde follow-ups via zowel WhatsApp als e-mail, totdat de offerte is afgehandeld. En het mooie? Het systeem geeft een seintje wanneer handmatige actie vereist is. Zo blijft AlterWood altijd volledig in controle, zonder extra ruis.

De automatisering verliep via Stonewell

Om de oplossing optimaal te implementeren, schakelde Patrick Jason Wigglesworth van Stonewell.ai in. Stonewell werkt al nauw samen met Brincr en kon daardoor een oplossing bouwen die volledig integreert met de bestaande systemen.

"Jason dacht direct goed mee in waar de echte kansen lagen," vertelt Patrick. "Hij ging door het bedrijf heen, vertaalde dat naar een helder plan en liet zien wat er technisch mogelijk was." Brincr bood het fundament met een solide offertemodule, infrastructuur, logica en API-koppelingen. Stonewell bouwde daar een AI-laag bovenop die inkomende offerteaanvragen automatisch uitwerkt en vastlegt in Brincr, alles binnen één systeem, zonder losse tools of ingewikkeld gedoe.

Tijd voor nog hogere klantgerichtheid en kwaliteit

De nieuwe AI-oplossing voldeed aan alle verwachtingen van Patrick. De offerteverwerking verloopt nu grotendeels automatisch. "Het aanmaken en uitwerken van offertes, inclusief de opvolging.. het gebeurt allemaal zonder dat we daar veel tijd aan kwijt zijn," zegt Patrick. "Dat scheelt echt vele uren per week, die we hard nodig hadden om de groei bij te benen."

Ook de integratie met Brincr werkt naar volle tevredenheid. Alles blijft binnen één vertrouwd systeem, zonder extra handelingen of losse tools. Deze oplossing is bovendien geen op zichzelf staand project, het vormt een onderdeel van het bredere AI-ecosysteem dat AlterWood stap voor stap opbouwt.

Blauwdruk voor meer groothandelaren

Dit project laat zien hoe Brincr’s platform, gecombineerd met innovatieve automatisering en AI van partners zoals Stonewell, veel voorkomend handwerk vrijwel overbodig maakt. “Brincr biedt een stabiele basis,” zegt Jason Wigglesworth. “Wij bouwen daar slimme AI-lagen bovenop, zodat klanten als AlterWood hun processen volledig kunnen automatiseren. Zonder het systeem te verlaten dat ze al vertrouwen.”

Zo ontstaat een schaalbare, foutloze en toekomstbestendige oplossing die als blauwdruk gaat dienen voor andere groothandels.

Start direct met tijd besparen

Brincr’s platform, in combinatie met innovatieve AI-oplossingen van partners zoals Stonewell, maakt repeterend en handmatig werk verleden tijd. Benieuwd naar de kansen voor AI automatisering in jouw bedrijf? Neem contact op via Brincr of rechtstreeks met Stonewell via jason@stonewell.ai.