Verwaard Bouwstoffen levert mortels en bouwproducten die vakmensen helpen projecten in één keer goed uit te voeren. Bij Verwaard draait alles om kwaliteit en zekerheid: de juiste producten én duidelijke instructies zorgen dat fouten geen kans krijgen. Achter het bedrijf staat Guido Sip, die zijn vakkennis inzet om precies te weten wat vakmensen nodig hebben om foutloos te werken. Als eigenaar zorgt hij dat elk project soepel en succesvol verloopt.
Naarmate Verwaard groeide, nam ook de hoeveelheid binnenkomende orders snel toe. De meeste orders kwamen per e-mail binnen, vaak met bijlagen zoals inkoop- of orderdocumenten. Het verwerken en overtikken van orders, controleren van artikelen, checken van voorraad en bellen naar leveranciers kostte uren per dag.
"Elke nieuwe order betekende weer data overtikken, documenten openen, checken bij leveranciers… Dat paste gewoon niet meer bij hoe ik mijn bedrijf wil runnen."
Verwaard had al een solide basis met Brincr als centraal systeem voor offertes, orders, voorraad, inkoop en facturatie. De volgende stap? Het volledig automatiseren van inkomende orders om de administratieve last verder te verlagen. De uitdaging was duidelijk: “hoe kunnen we dit efficiënt doen, zonder aan kwaliteit in te boeten?”
De oplossing: AI-driven orderverwerking. Een systeem dat alle handmatige stappen van een medewerker volledig automatisch uitvoert. De oplossing leest inkomende orders uit e-mails en bijlagen, zoals PDF’s of Excel-bestanden. Vervolgens koppelt het systeem de klant aan het juiste contact en maakt een nieuwe salesorder aan, inclusief artikelinformatie, palletlogica en aantallen. Daarna controleert het de voorraad en raadpleegt het leverancierslijsten. Indien nodig genereert het automatisch conceptmails voor uitvraag.
En het mooie? Het communicatiesysteem geeft updates wanneer handmatige actie vereist is. Zo blijft Guido altijd volledig in controle, zonder ruis. Ten slotte geeft Guido zelf de laatste druk op de knop, waardoor de controle behouden blijft en het systeem veilig en betrouwbaar is.
Om de software optimaal te implementeren, schakelde Guido Jason Wigglesworth van Stonewell.ai in. Stonewell werkt al nauw met ons samen en kon daardoor een oplossing bouwen die volledig integreert met het bestaande systeem.
“Jason dacht direct goed mee,” vertelt Guido. “Hij luisterde naar wat we nodig hadden, vertaalde dat naar een helder plan en liet zien wat er technisch mogelijk was.” Brincr bood het fundament met een solide orderflow, infrastructuur, logica en API-koppelingen. Stonewell bouwde daar een AI-laag bovenop die inkomende orders automatisch herkent, verwerkt en in Brincr vastlegt — alles binnen één systeem, zonder losse tools of ingewikkeld gedoe.
De nieuwe AI-oplossing voldeed aan alle verwachtingen van Guido. De orderverwerking verloopt grotendeels volledig automatisch. “Het aanmaken van orders, controleren van voorraad en doorzetten naar leveranciers… het gebeurt allemaal zonder dat we daar tijd aan kwijt zijn,” zegt Guido. “Dat scheelt echt vele uren per week.”
Ook de integratie met Brincr werkt naar volle tevredenheid. “Het mooie is dat alles in Brincr blijft draaien,” legt Guido uit. “De AI vult automatisch onze orders aan in het systeem en houdt rekening met de bestaande logica van pallets, voorraad en inkoop. Daardoor blijft alles overzichtelijk en up-to-date, zonder extra handelingen.”
Daarnaast biedt de oplossing veel perspectief voor de toekomst. “Het systeem vormt nu de basis voor verdere automatisering,” vertelt Guido. “Omdat het op Brincr is gebouwd, kunnen we eenvoudig uitbreiden naar bijvoorbeeld automatische facturatie en meer.”
Dit project laat zien hoe Brincr’s platform, gecombineerd met innovatieve automatisering en AI van partners zoals Stonewell, veel voorkomend handwerk vrijwel overbodig maakt. “Brincr biedt een stabiele basis,” zegt Jason Wigglesworth. “Wij bouwen daar slimme AI-lagen bovenop, zodat klanten als Verwaard hun processen volledig kunnen automatiseren. Zonder het systeem te verlaten dat ze al vertrouwen.”
Zo ontstaat een schaalbare, foutloze en toekomstbestendige oplossing die als blauwdruk gaat dienen voor andere groothandels.
Brincr’s platform, in combinatie met innovatieve AI-oplossingen van partners zoals Stonewell, maakt repeterend en handmatig werk verleden tijd. Benieuwd naar de kansen voor AI automatisering in jouw bedrijf? Neem contact op via Brincr of rechtstreeks met Stonewell via jason@stonewell.ai.
Klaar om te groeien zonder gedoe?
