Hoe kies ik de juiste voorraadbeheersoftware voor mijn groothandel?

In het kort

• Bepaal eerst welke processen in één systeem moeten, want dat bepaalt welke pakketten in aanmerking komen.
• Een stabiele koppeling met je boekhouding en webshop is een harde eis, dus check die voordat je verder vergelijkt.
• Test elk pakket met orders uit je eigen praktijk die extra werk kosten, zoals bijbestellingen en deelleveringen.
• Reken de totale kosten door: abonnement, koppelingen, inrichting en wat de prijs doet als je groeit.

1. Bepaal welke processen je in één systeem wil samenbrengen

De kans is groot dat je op dit moment met meerdere softwareoplossingen werkt. Je combineert Excel bijvoorbeeld met je boekhoudpakket. Of je houdt bestellingen los bij via een kassasysteem, terwijl je voor je inkoopbeheer heel andere software gebruikt.

Het eerste wat je voor jezelf helder moet krijgen, is welke losse processen je wil samenbrengen in één voorraadbeheersysteem. Voorraadsoftware gaat namelijk verder dan alleen je inkopen beheren. Het draait ook om het beheren van je verkoop, facturering, magazijn en forecasting, om maar wat voorbeelden te noemen.

Maak dus een lijst met alle processen waar je nu losse tools voor gebruikt. Zo weet je precies wat jouw voorraadbeheersysteem moet kunnen om dit samen te brengen.

2. Kies voorraadbeheersoftware die koppelt met je boekhouding en webshop

Je voorraadbeheersysteem staat niet op zichzelf. Orders uit je webshop moeten er automatisch in binnenkomen, en de facturen die je maakt moeten automatisch in je boekhouding terechtkomen.

Werkt die koppeling niet goed, dan ben je alsnog druk met dubbele invoer. Daardoor ontstaat er onherroepelijk handmatige fouten en dat levert een veelvoud aan problemen op. Je loopt bijvoorbeeld belastingvoordeel mis, krijgt te maken met cashflowproblemen of raakt in conflict met een klant of leverancier omdat je niet over de juiste data beschikt.

3. Test het pakket uitvoerig tijdens een gratis proefperiode

Je weet pas écht of voorraadsoftware bij je past door het zelf uitvoerig te testen. Maak daarom altijd gebruik van een gratis proefperiode. Test daarin samen met je team of je het programma fijn vindt werken.

• Komt een klantspecifieke prijslijst of staffelkorting automatisch op de order en factuur terecht?
• Kun je een bevestigde order eenvoudig aanpassen als een klant drie dozen bijbestelt, zonder dat de voorraad en factuur uit elkaar lopen?
• Kun je verzendkosten per klant of afleverwijze instellen, zodat voor afhalen geen correctie nodig is?
• Zie je per orderregel wat je na een korting aan marge verdient?
• Krijg je een melding als een order niet doorkomt, of merk je het pas als de klant belt?
• Is er een logboek waarin je per order ziet hoe het ervoor staat en wie welke wijzigingen heeft gemaakt?
• Bouwt en onderhoudt de leverancier de koppeling zelf, zodat je korte lijntjes hebt bij storingen?
• Zijn alleen facturen gesynchroniseerd met je boekhoudpakket, of ook betalingen, creditnota's en inkoopfacturen?
• Hoe reageert het systeem als een klant een order wijzigt of annuleert die al is doorgezet?

Vul de lijst met vragen zelf aan, zodat je zeker weet dat de software aan al jouw eisen en voorkeuren voldoet.

4. Bereken de maandelijkse kosten en zet dit af tegen de ROI

Wil je de kosten van een voorraadbeheerpakket berekenen, kijk dan niet alleen naar het abonnementsgeld. Check ook hoe die prijs is samengesteld en welke verborgen kosten daar nog bij komen. Kijk dus naar:

• het abonnement en waar het op is gebaseerd: gebruikers, orders, artikelen of modules;
• de kosten van koppelingen, en of die via een externe partij lopen;
• eenmalige kosten voor inrichting, datamigratie en training;
• hoeveel de prijs stijgt als je groeit: meer gebruikers, meer orders of een tweede magazijn.

Schat vervolgens in wat dit over de koers van drie jaar voor jouw portemonnee betekent. Dan zie je wat een pakket echt kost, ook als de instapprijs laag is.

Bereken je voordeel (ROI)

Zet daar tegenover wat het oplevert. Dat reken je eenvoudig uit met je eigen cijfers:

• Tijd: tel een week lang hoeveel uur er gaat naar orders overtypen, voorraad bijwerken en fouten herstellen, en vermenigvuldig dat met het uurloon van wie dat werk doet. Deze tijd (en dus ook het geld dat daarmee gemoeid is) bespaar je met een voorraadbeheersysteem.
• Fouten: wat kost een verkeerde of te late levering aan creditnota's, extra verzending en klantcontact? Ook hiervoor geldt dat je dit voorkomt met voorraadsoftware.
• Voorraad: hoeveel geld zit er vast in artikelen die je uit voorzorg te veel inkoopt? Met voorraadsoftware is dat niet meer nodig, omdat je inkoopt op basis van data en slimme prognoses.
• Groei: hoeveel meer orders kun je verwerken zonder iemand extra aan te nemen? Hierin ligt jouw schaalbaarheid als groothandel of webshop.

Een rekenvoorbeeld: gaat er nu acht uur per week naar handmatig werk en kost dat gemiddeld €40 per uur? Dan kost dat je ruim €16.000 op jaarbasis. Bespaart een systeem de helft van die uren, dan levert dat ruim €8.000 rendement op per jaar. En waarschijnlijk meer, want je kunt de tijd die je overhoudt besteden aan commerciële werkzaamheden.

Leg dit bedrag vervolgens naast de jaarlijkse kosten van het voorraadbeheersysteem en je ziet of en na hoe lang het zich terugverdient.

Benieuwd of voorraadbeheersoftware bij jouw bedrijf past? Probeer Brincr gratis uit

Neem je lijstje met uitzonderingen mee naar een demo van Brincr en vraag naar precies die orders: van klantspecifieke prijzen en deelleveringen tot de koppeling met je webshop en boekhouding en de marge per orderregel. Zo zie je of je met minder handwerk en meer overzicht kunt groeien, zonder een complex ERP-systeem in te voeren.