Wanneer moet ik overstappen van Excel naar voorraadsoftware?

In het kort

• Excel werkt prima zolang één persoon via één verkoopkanaal en vanuit één magazijn de voorraad bijhoudt.

• Verkoop je via meerdere kanalen of met meerdere verkopers, dan loopt je Excel-lijst al snel achter op je echte voorraad.

• Dat merk je aan dubbelchecken in het magazijn, te ruim inkopen, onduidelijke marges en dubbele invoer.

• Overstappen loont als handwerk, fouten en onverkochte voorraad je per maand meer kosten dan de software.

• Heb je al een ERP-systeem, dan kan een voorraadmodule volstaan, en anders past specialistische voorraadsoftware beter.

Waar ligt het kantelpunt tussen Excel en voorraadsoftware?

Als je twijfelt of je moet overstappen van Excel naar voorraadsoftware, zoek je al snel naar een harde grens. Een aantal orders per dag bijvoorbeeld, of een bepaalde omzet. Zo'n grens is er alleen niet. Soms kun je met 200 orders per dag prima in Excel werken, en soms is het met slechts 20 orders per dag al beter om voorraadsoftware aan te schaffen.

Of je voorraadsoftware nodig hebt, ligt namelijk niet aan kwantiteit of omzet, maar aan de complexiteit van je voorraadbeheer. Denk aan:

• verkopers die telefonisch orders aannemen

• een webshop of marktplaats die 's nachts doorverkoopt

• het magazijn dat leveringen inboekt en retouren terugzet

• een tweede locatie of een voorraad bij een fulfilmentpartner

In Excel zie je alleen wat er als laatste is ingevuld. Neemt een verkoper een order aan terwijl je in je webshop hetzelfde artikel ongeveer gelijktijdig verkoopt, dan loopt je voorraadbeheer al snel in de soep. Je voorraad wordt immers handmatig bijgehouden en dat is in zo'n situatie niet houdbaar.

Aan welke 5 signalen merk je dat Excel niet meer past?

Wanneer je voorraadbeheer complexer wordt, maar je toch in Excel blijft werken, kan dat vervelende gevolgen hebben. Denk aan inkoopfouten, cashflowproblemen en beloftes aan klanten die je niet kunt waarmaken.

1. De voorraad in je spreadsheet komt niet overeen met je magazijnvoorraad

In Excel staat per artikel hoeveel stuks er in het magazijn liggen. Maar als je via meerdere kanalen tegelijkertijd verkoopt, of als je meerdere verkopers hebt in je team, loopt je Excel-sheet steeds vaker achter op de realiteit. Kortom: er ontstaat een verschil tussen je spreadsheet en de werkelijkheid.

2. Je moet steeds naar het magazijn lopen om te dubbelchecken

Een klant belt om een artikel bij te bestellen. Je kijkt meteen in Excel, maar omdat je niet zeker weet of je cijfers actueel zijn, loop je toch maar even naar het magazijn om je voorraad te checken.  Hier gaat op termijn steeds meer tijd in zitten. Niet fijn voor jou, maar ook niet voor je team. Want als je een systeem hebt waar je niet op kunt rekenen, moet je alles constant dubbelchecken.

3. Om voorraadproblemen te voorkomen, koop je steeds meer producten in

Het klinkt als een prima oplossing: gewoon extra inkopen, dan loop je ook niet tegen voorraadtekorten aan. Het probleem is dat je steeds grotere bedragen aftikt voor producten die je misschien wel nooit verkoopt. Hierdoor ontstaat een scheefgroei in je cashflow, waardoor je uiteindelijk tegen problemen aanloopt met crediteuren.

4. Je rekent te lage prijzen, omdat je geen actueel beeld hebt van je productmarge

In Excel zie je per order wat je hebt gefactureerd. Wat je zelf voor die artikelen hebt betaald, staat meestal ergens anders of klopt niet meer. Inkoopprijzen wisselen namelijk per levering en veel klanten hebben eigen prijsafspraken of staffelkortingen.

Een voorbeeld: je koopt een artikel eerst in voor € 8 en een maand later voor € 9,50. Je vaste klant betaalt met korting € 10. In je Excel-lijst staat nog de oude inkoopprijs, dus je denkt dat je € 2 per stuk verdient. In werkelijkheid is dat € 0,50. Zonder marge per orderregel merk je dat pas op als je jaarcijfers tegenvallen.

5. Je verspilt steeds meer tijd aan dubbele invoer

Van webshop naar Excel, van Excel naar pakbon, van pakbon naar administratie. Zolang je handmatig blijft werken, moet je alles dubbel invoeren. Dat kost je team onnodig veel tijd, maar het vergroot ook het risico op handmatige fouten.

Klantverhaal: bekijk hoe De Worst Groothandel hun voorraad beheert met bestelling uit vier webshops.

Hoe bereken je of overstappen naar voorraadsoftware loont?

Als groothandelaar wil je slim omgaan met je geld. Je denkt daarom misschien: "Excel is gratis en een voorraadbeheerprogramma kost me geld." Dat klinkt als gezonde logica, maar de kosten van Excel zitten 'm niet in de software zelf, maar in de verborgen kosten van handmatig werken. Die kosten bereken je als volgt:

1. Tijd. Tel een week lang de minuten die je team besteedt aan dubbele invoer, controleren en zoeken. Vermenigvuldig dat met het uurloon.

2. Fouten. Tel de verkeerde of onvolledige leveringen van de afgelopen maand. Reken per fout de kosten van de retour, de nazending en de tijd van je klantenservice.

3. Vastzittend geld. Kijk welke artikelen langer dan zes maanden op de plank blijven liggen en wat die je bij inkoop hebben gekost.

Rekenvoorbeeld: wel of niet overstappen

Twee medewerkers die elk een half uur per dag kwijt zijn aan overtypen en controleren, zijn samen ruim 20 uur per maand bezig met werk dat niets oplevert. Tel daar de kosten van fouten en te ruime inkoop bij op. Is dat totaal hoger dan de maandprijs van voorraadsoftware? Dan loont het om over te stappen op voorraadsoftware.

Let op: in deze berekening is niet meegenomen dat je klanten nee moet verkopen, of dat je beloftes doet die je niet kunt waarmaken, omdat je geen actueel beeld hebt van je voorraad. Loop je daar regelmatig tegenaan? Dan kost werken in Excel je uiteindelijk klanten en is het sowieso slim om over een alternatief na te denken.

Deze test helpt je kiezen of Excel nog bij jouw bedrijf past

Heb je de bovenstaande berekening gemaakt, maar twijfel je nog steeds of overstappen een goed idee is? Kijk dan eens of jij en je team binnen één minuut antwoord kunnen geven op deze drie vragen:

• Hoeveel stuks van artikel X kan ik vandaag nog verkopen?

• Welke orders staan op dit moment nog open en waarom?

• Wat verdiende ik vorige maand aan mijn grootste klant?

Als je hier geruime tijd mee bezig bent omdat je nog in Excel werkt, vraag je dan of in hoeverre dit nog verstandig is. Met voorraadsoftware vind je namelijk in één minuut antwoord op dit soort basisvragen.

Wat is het beste alternatief voor Excel om je voorraad te beheren?

Ben je tot de conclusie gekomen dat je van Excel moet overstappen naar een voorraadbeheersysteem? Dan heb je twee keuzes als het om voorraadsoftware gaat:

Optie 1. Een voorraadmodule in je huidige ERP-systeem

Werk je op dit moment al met een ERP-systeem voor je boekhouding? Dan kun in veel gevallen een voorraadmodule aanschaffen die hieraan gekoppeld is. Het voordeel is dat je voorraad dan direct meeloopt in je administratie.

Let er wel op dat zo'n module gemaakt is met je boekhouding als uitgangspunt. Vrije voorraad, meerdere verkoopkanalen en picklijsten voor het magazijn zijn daardoor vaak beperkt uitgewerkt.

Verkoop je via één kanaal en vanuit één magazijn, dan kom je met zo'n module meestal een heel eind. Heb je  op dit moment nog geen ERP-systeem? Dan is puur voor je voorraad een ERP-systeem aanschaffen kostentechnisch geen goede optie.

Optie 2. Specialistische voorraadbeheersoftware

Er zijn ook softwareprogramma's op de markt die speciaal ontwikkeld zijn om je voorraad in te beheren. Deze software is niet gebouwd vanuit de boekhouding, zoals bij een ERP, maar is gebouwd vanuit jouw eigen order- en magazijnbeheer. Met deze software zie je per artikel wat er ligt en wat je nog kunt verkopen, ook als je via meerdere kanalen verkoopt.

• Al je orders komen op één plek binnen. Bestellingen uit je webshop, je B2B-portaal en van je verkopers staan in één overzicht. De voorraad loopt over al die kanalen mee, dus je verkoopt niets dubbel.

• Een order voer je maar één keer in. Van een offerte maak je met één klik een order, een picklijst en een factuur. Die factuur gaat automatisch door naar je boekhoudpakket.

• Je koopt in op basis van actuele cijfers. De software geeft besteladvies op basis van je verkopen. Zo zit er minder geld vast in voorraad die niet loopt.

• Klantafspraken worden vastgelegd in het systeem. Eigen prijzen en staffelkortingen per klant worden automatisch toegepast, zodat je marge per order altijd klopt.

Benieuwd of voorraadsoftware bij jouw handelsbedrijf past? Vraag een gratis demo aan bij Brincr

Met Brincr breng je voorraad, orders, facturatie en boekhouding samen op één plek, zonder een complex ERP-systeem. Je bespaart daarmee tot wel een dagdeel per week aan administratie. Die tijd kun je steken in verkopen en ondernemen, waardoor je je handelsbedrijf sneller opschaalt.

Benieuwd wat de mogelijkheden zijn van Brincr? Vraag nu een vrijblijvende demo aan en ontdek in 30 minuten of het bij je past.