Voorraadbeheersoftware, Excel of ERP-systeem: de voor- en nadelen op een rij

In het kort

• Heb je een klein bedrijf met eenvoudige voorraad, dan is Excel een prima optie.

• Zodra meerdere kanalen of collega's met dezelfde Excel-lijst werken, mis je realtime inzicht en neemt de kans op fouten toe.

• Een ERP aanschaffen voor je voorraadbeheer is vooral zinvol als je ook de andere functies van het ERP gebruikt.

• Voorraadbeheersoftware toont je voorraad realtime over al je verkoopkanalen en geeft besteladviezen op basis van je verkoopdata.

Optie 1. Voorraad beheren in Excel

Veel handelsbedrijven beheren hun voorraad in Excel. Dit geldt vooral voor kleine handelsbedrijven. Per artikel houd je de voorraad, de inkoopprijs en eventueel een minimumvoorraad bij. Komt er iets binnen of gaat er iets de deur uit, dan werk je de lijst met de hand of via een export bij. Heb je een eenvoudig voorraadbeheer, dan is Excel een prima optie.

De voordelen van Excel

• Excel heb je vaak al in huis, dus je hebt geen extra kosten.

• Je bepaalt helemaal zelf hoe je jouw spreadsheet inricht, waardoor je kunt werken op een manier die jij overzichtelijk vindt.

• De meeste mensen in je team weten al hoe je met Excel werkt, dus je hoeft geen trainingen te geven en er is geen leercurve.

• Met een overzichtelijk assortiment, één verkoopkanaal en één persoon die de lijst bijhoudt, werkt Excel prima.

De nadelen van Excel

• Je hebt geen realtime inzicht in je inkomende en uitgaande producten, waardoor Excel gevoelig is voor fouten.

• Dit kan ertoe leiden dat je klanten beloftes doet die je niet kunt waarmaken of dat je fouten maakt in je inkoop.

• Uit onderzoek uit 2024 blijkt dat een aanzienlijk deel van de zakelijke spreadsheets fouten bevat. Hierdoor verlies je geld en tijd.

• Je verspilt veel tijd omdat je te maken krijgt met dubbele invoer en een hoop handmatig uitzoekwerk.

• Excel is niet gekoppeld aan je bedrijfssoftware, zoals je kassasysteem of je boekhoudpakket.

• Je beschikt niet over voorspellende data, waardoor de inkoop plaatsvindt op onderbuikgevoel en ervaring, in plaats van op harde data.

Optie 2. Voorraad beheren in een ERP-systeem

Een ERP-systeem brengt financiën, inkoop, verkoop en voorraad samen in één pakket. Vaak komen daar modules bij voor productie, CRM of personeelszaken. Voorraadbeheer is in het geval van een ERP één onderdeel van een groter systeem dat je hele bedrijf aanstuurt.

De voordelen van ERP voor voorraadbeheer

• Omdat alles in één systeem staat, hoef je geen gegevens over te zetten tussen pakketten. Dit scheelt een hoop tijd en voorkomt fouten.

• Een verkooporder komt direct terecht in je voorraad, je facturatie en je boekhouding. Je hebt daardoor realtime en eenduidig inzicht.

• Een ERP-systeem is een solide optie als je meerdere bv's hebt of zelf producten maakt of assembleert.

De nadelen van ERP voor voorraadbeheer

• Voorraadbeheer in een ERP werkt vaak met vaste minimum- en maximumwaarden per artikel. Fluctuaties op basis van seizoenen of trends zijn daardoor onzichtbaar. Dit kan leiden tot onnodig dure inkoop of tot een te grote of juist te kleine voorraad.

• Magazijnfuncties zijn in een ERP vaak een uitbreiding op het hoofdsysteem. Hierdoor ontbreken soms praktische functies zoals barcodescanning of een melding als een artikel bijna op is.

• Een ERP is niet speciaal ontwikkeld voor groothandels of webshops, waardoor het niet dezelfde functionaliteiten bevat als software die speciaal ontwikkeld is om jouw voorraad slim te beheren.

• Het aanschaffen van een ERP voor voorraadbeheer is alleen nuttig als je alle andere ERP-functies ook gebruikt. Doe je dat niet, dan betaal je voor functionaliteiten waar je niets mee doet.

Optie 3. Voorraad beheren met voorraadbeheersoftware

Voorraadbeheersoftware richt zich op inkoop, voorraad, orders, magazijn en facturatie. Orders uit je webshops, van marktplaatsen en van vaste klanten schrijven af op dezelfde voorraad. Facturen en boekingen lopen via een koppeling naar je eigen boekhoudpakket, waardoor je verkoop- en inkoopgegevens automatisch worden gesynchroniseerd.

De voordelen van professionele voorraadbeheersoftware

• Je ziet realtime wat je huidige voorraad is, welke producten gereserveerd staan en welke voorraad nog in bestelling is. Belt een klant voor 300 stuks, dan weet je meteen of je akkoord kunt geven.

• Omdat verkopen direct worden afgeboekt, koop je in op basis van wat er werkelijk de deur uitgaat (en dus niet op onderbuikgevoel).

• De inkoop- en verkoopprijs staan in hetzelfde systeem, dus je ziet eenvoudig wat de marge is per klant, product of orderregel.

• Op basis van je verkoopdata krijg je besteladviezen die aangeven welke producten je wanneer moet inkopen. Zo houd je je bestsellers op voorraad, zonder dat er onnodig geld in je voorraad vastzit.

• Je voorraad wordt automatisch bijgewerkt in al je webshops en verkoopkanalen, zodat je nooit iets verkoopt wat niet op voorraad is.

• Je kunt klantspecifieke prijsafspraken en staffelkortingen vastleggen in het systeem, zodat ze bij elke order up-to-date zijn.

De nadelen van professionele voorraadbeheersoftware

• Voorraadbeheersoftware kan prijzig zijn wanneer je een klein bedrijf hebt met een eenvoudige voorraad, zoals een eenmanszaak met een webshop.

• Als je nog Excel gebruikt voor je boekhouding, mis je het voordeel van een koppeling tussen voorraadbeheersoftware en boekhoudsoftware. Hierdoor krijg je alsnog te maken met dubbele invoer, wat veel tijd kost.

• Je moet soms bijbetalen voor aanvullende functionaliteiten, het toevoegen van extra gebruikers of ondersteuning tijdens de onboarding. Hierdoor kunnen de kosten hoger liggen dan je op de prijzenpagina ziet.

Benieuwd wat voorraadsoftware in de cloud jou oplevert? Probeer Brincr gratis uit

Met Brincr breng je je hele handelsproces samen en bespaar je tot een dagdeel per week aan administratie. Zo houd je meer tijd over voor verkoop en weet je bij elke order precies wat je verdient. Benieuwd hoe Brincr jouw leven makkelijker maakt?  Start een gratis proefaccount of plan een demo via de button hieronder.