Hoeveel kost een voorraadbeheersysteem voor mijn groothandel?

In het kort

• Een voorraadbeheersysteem voor een groothandel kost gemiddeld tussen de €100 en €500 per maand, voor uitgebreide pakketten soms meer.

• Wat je per maand betaalt, hangt sterk af van de rekenmethode: per gebruiker, per pakket of per order.

• Naast het abonnement betaal je vaak voor inrichting, extra koppelingen en extra gebruikers, en kost het opschonen van je artikelbestand eigen uren.

• Vier uur handmatig werk per week in Excel kost bij €45 per uur ruim €9.000 per jaar, meer dan de meeste voorraadsystemen per jaar kosten.

• De kosten voor een voorraadbeheersysteem verdienen zich dus meestal vrij snel terug.

Waarom lopen de prijzen van voorraadsoftware zo uiteen?

Leg je een paar prijspagina's naast elkaar, dan zie je bedragen van een paar tientjes tot ruim €500 per maand. Dat verschil komt vooral door de manier waarop leveranciers rekenen. De ene rekent per gebruiker. De andere werkt met pakketten waarin een vast aantal gebruikers zit. Een derde kijkt naar het aantal orders dat je per maand verwerkt.

Voor een groothandel maakt die rekenmethode veel uit. Werk je met vier mensen op kantoor en drie in het magazijn, dan loopt een prijs per gebruiker snel op. Verwerk je relatief weinig orders met veel orderregels, dan is een prijs per order juist gunstig.

Eenvoudige systemen beginnen rond de €20 tot €50 per maand. Controleer bij zo'n prijs of klantspecifieke prijsafspraken, inkooporders en backorders erin zitten, want die gebruik je als groothandel dagelijks.

Bij een deel van de leveranciers zitten functies die voor handel belangrijk zijn in losse modules of pas in een hoger pakket. Denk aan barcodescanning, voorraad over meerdere magazijnen, batches en houdbaarheidsdata, staffelkortingen of een B2B-bestelportaal. Reken daarom altijd met de prijs voor jouw manier van werken, inclusief de modules die je echt gebruikt.

Welke verborgen kosten zie je niet direct op de prijspagina?

Kijk bij het kiezen van voorraadbeheersoftware niet alleen naar het maandbedrag, maar ook naar de verborgen kosten:

Inrichting en onboarding

Veel leveranciers rekenen eenmalige kosten voor implementatie en training. Dat bedrag kan uiteenlopen van een paar honderd tot een paar duizend euro, afhankelijk van hoeveel mensen je wilt laten trainen en hoeveel hulp je nodig hebt bij het inrichten van je processen.

Je artikelbestand opschonen

Bij een groothandel met duizenden artikelen kan het inrichten van voorraadsoftware weken duren. Dubbele artikelen, oude inkoopprijzen en artikelen die je per doos inkoopt en per stuk verkoopt, moeten kloppen voordat je ze importeert. Die tijd komt uit de agenda van je eigen mensen, en tijd is geld.

Koppelingen (nu en in de toekomst)

Bij sommige leveranciers zit de koppeling met je boekhoudpakket inbegrepen in de prijs. Voor een webshop, marktplaats of API-koppeling kan echter een apart bedrag per koppeling gelden. Open je volgend jaar een tweede webshop, dan kan dit dus gevolgen hebben voor je maandbedrag.

Extra gebruikers

Komt er een magazijnmedewerker of inkoper bij, dan heb je een extra gebruiker nodig. Soms past dat binnen je pakket. Soms moet je naar een duurder pakket, ook als je de extra functies van dat pakket niet allemaal nodig hebt.

Excel vs. voorraadbeheersoftware: wat is goedkoper?

Op papier wint Excel: je betaalt geen abonnementskosten en je kunt direct aan de slag. Werkt één persoon met de voorraadlijst en verkoop je via één of twee kanalen, dan is dat een prima keuze voor je voorraadbeheer.

Maar Excel brengt een hoop verborgen kosten met zich mee, want er komt veel handmatige invoer bij kijken en dat kan tot dure fouten leiden. Neem dit voorbeeld:

Twee collega's besteden samen vier uur per week aan het overtikken van orders in de boekhouding en aan het bijwerken en controleren van de voorraad in de spreadsheet. Bij €45 aan loonkosten per uur is dat €180 per week, ofwel €9.360 per jaar. Dat is beduidend meer dan de meeste voorraadsystemen per jaar kosten.

Een overzichtsstudie uit 2024 bundelde ruim 30 jaar onderzoek naar spreadsheets. Hun conclusie is dat de meeste spreadsheets die bedrijven voor belangrijke taken gebruiken, fouten bevatten. Staat er in je voorraadlijst ongemerkt een getal verkeerd, dan verkoop je iets wat er niet ligt of koop je te veel in. Ligt er 10 procent te veel op een voorraadwaarde van €150.000, dan zit er €15.000 vast die je ook in groei had kunnen steken.

Professionele voorraadbeheersoftware bespaart je veel tijd en voorkomt handmatige fouten. Daardoor is het op de lange termijn vaak een stuk goedkoper dan werken in Excel.

Zo reken je uit of een voorraadsysteem zichzelf terugverdient

Benieuwd of een voorraadsysteem zichzelf terugverdient in jouw bedrijf? Dan is twee weken testen vaak al genoeg om erachter te komen:

1. Houd twee weken bij hoeveel tijd naar handmatig gaat. Denk aan orders overtikken, voorraad tellen en corrigeren, facturen controleren en fouten herstellen.
2. Tel in dezelfde periode de fouten die je maakt. Hoeveel orders gingen verkeerd, hoeveel creditfacturen maakte je en hoe vaak moest je een klant nee verkopen?
3. Bereken de jaarkosten van het systeem. Neem het maandbedrag keer twaalf, tel de koppelingen erbij en voeg de eenmalige inrichtingskosten toe.
4. Zet beide bedragen naast elkaar. Je ziet dan meteen of een voorraadsysteem wel of niet rendabel voor je is.

Rekenvoorbeeld uit de praktijk

Een groothandel in technische onderdelen houdt twee weken lang alles bij. Er gaat zes uur naar handmatig werk en er lopen twee leveringen fout. Een foute levering kost gemiddeld €75 aan retour, nieuwe verzending en uitzoekwerk.

Omgerekend naar een jaar is dat €7.020 aan uren (bij €45 per uur) en €3.900 aan fouten. Samen gaat dit om €10.920. Het systeem dat het bedrijf op het oog heeft, kost €300 per maand inclusief webshopkoppeling, plus €800 eenmalig voor het inrichten.

Dat is €4.400 in het eerste jaar en €3.600 per jaar daarna. Verdwijnt de helft van het handwerk en de fouten, dan duurt het dus zes maanden voor de software zichzelf terugverdient.

Benieuwd wat voorraadsoftware in de cloud jou oplevert? Brincr biedt het antwoord

Bij Brincr staan alle prijzen gewoon op de website. De pakketten beginnen bij €99 per maand, je zegt maandelijks op en je houdt je eigen boekhoudpakket, zoals Exact, Moneybird, SnelStart, Twinfield, eAccounting of Yuki. Start een gratis proefaccount of plan een demo via de button hieronder.