5 risico's als je je voorraad niet op één plek in de cloud beheert

In het kort

• Zonder actuele voorraadcijfers koop je uit voorzorg te veel in, waardoor je geld vastzit.

• Loopt je voorraadstand achter, dan verkoop je meer dan je kunt leveren.

• Zonder actuele inkoopprijzen ken je je marge per product niet en loop je winst mis.

• Je verkopers kunnen klanten niet direct vertellen wat je kunt leveren.

• Elk extra verkoopkanaal zorgt voor dubbele invoer en meer kans op fouten.

Risico 1: Je geld zit vast in voorraad die je uit voorzorg hebt ingekocht

Beschik je niet over actuele voorraadcijfers, omdat je via meerdere kanalen verkoopt en dit niet centraal bijhoudt? Dan heb je al snel de neiging om ruim in te kopen. Zo voorkom je dat je klanten moet teleurstellen of dat je niet aan de regels van externe marktplaatsen zoals Bol of Amazon voldoet.

Ruim inkopen is echter niet zonder risico's. Jij betaalt daar namelijk de rekening van en dat heeft flinke impact op je cashflow. Stel dat je voor €400.000 aan voorraad hebt liggen en voor de zekerheid 10 procent extra aanhoudt, dan kost dat je €40.000. Dat is geld dat je niet meer aan andere zaken kunt besteden.

Risico 2: Je hebt geen goed beeld van je voorraad, waardoor je meer verkoopt dan je kunt leveren

Loopt je voorraadstand achter op wat er echt in je magazijn ligt? Dan blijft je webshop artikelen verkopen die al op zijn. Dat risico is vooral groot tijdens piekperiodes of kortingsacties zoals Black Friday.

De gevolgen merk je direct. Je moet orders annuleren of klanten laten wachten op een nalevering. Dat kost je extra werk, maar het kan je ook klanten kosten of negatieve reviews opleveren. En verkoop je via marktplaatsen zoals Bol of Amazon? Dan tellen annuleringen en late leveringen mee in je beoordeling als verkoper, wat gevolgen kan hebben voor je verkoopaccount.

Wil je voorkomen dat je iets verkoopt wat je niet hebt? Zorg dan dat al je verkoopkanalen dezelfde, actuele voorraadstand gebruiken. Een artikel dat op is, is dan ook overal direct niet meer te bestellen.

Risico 3: Je hebt geen goed beeld van de marge per product, waardoor je winst misloopt

Je inkoopprijs is geen vast getal. Die verschilt per levering, per valutakoers en per vrachtrekening. Reken je in een spreadsheet met de prijs van een half jaar geleden, dan kan een order winstgevend lijken terwijl je er in werkelijkheid op toelegt. En met staffelkortingen en klantspecifieke prijzen wordt dat gat alleen maar groter.

Je merkt dit vaak pas bij de jaarafsluiting. En dan ben je te laat, want er valt dan niets meer bij te sturen. Wil je voorkomen dat je winstmarge gedrukt wordt omdat je cijfers niet up-to-date zijn, beheer je voorraden, inkoop en verkoop dan op één plek. Zo zie je precies wat je betaald hebt voor ingekochte goederen en hoe je dit slim doorberekent in je verkoopprijs.

Klantverhaal: bekijk hoe De Worst Groothandel hun voorraad beheert met bestellingen uit vier webshops.

Risico 4: Je kunt klanten niet direct vertellen wat je kunt leveren

Een vaste klant belt met de vraag of je handelsbedrijf morgen 200 stuks van een bepaald product kunt leveren. Staat je voorraad op meerdere plekken, dan heeft je verkoper dat antwoord niet meteen paraat. De klant moet daardoor wachten op het antwoord.

Voor zakelijke klanten is dit niet prettig. Zij willen meteen weten waar ze aan toe zijn, omdat hun eigen planning ervan afhangt. Krijgen ze bij jou pas na een halve dag antwoord en bij een concurrent direct, dan gaat de order uiteindelijk naar de concurrent. En zegt je verkoper op gevoel 'ja', dan loop je de kans dat je die belofte niet kunt nakomen.

Risico 5: Je verspilt onnodig veel tijd aan dubbele invoer

Elk nieuw verkoopkanaal is weer een extra plek waar je je voorraad moet bijhouden. Start je naast je webshop ook met verkopen op Bol, of open je een tweede magazijn? Dan moet iemand de cijfers elke dag naast elkaar leggen en handmatig gelijktrekken.

Dit leidt tot een hoop dubbele invoer en overtypwerk. Dat is een verspilling van tijd en het vergroot ook nog eens het risico op administratieve fouten, waardoor je voorraad- en omzetcijfers niet meer kloppen.

Met voorraadbeheer op één plek in de cloud sluit je een nieuw kanaal of magazijn aan op dezelfde voorraadstand. Orders, voorraad en facturen worden daardoor automatisch bijgewerkt. Zo maak je je bedrijf schaalbaar en voorkom je dat je personeel tijd verspilt aan repetitieve taken die je onder de streep niets opleveren.

Al je voorraad op één plek in de cloud: dit zijn jouw voordelen

Door je voorraad, inkoop, orders en facturatie op één plek te beheren in de cloud, creëer je voordelen voor zowel je bedrijf, je team als je klanten:

• Je houdt 24/7 realtime grip op je voorraad. Al je verkoopkanalen werken met dezelfde, actuele voorraadstand.

• Je verspilt geen geld aan overtollige inkoop. Je ziet precies wat er nog op de plank ligt en wat er onderweg is, waardoor er geen geld vast komt te zitten in je voorraad.

• Je kunt je verkoopprijs doorlopend aanpassen aan je inkoopprijs. Nooit meer gissen naar je marges, waardoor je ook geen winst misloopt omdat je producten tegen een te lage marge verkoopt.

• Je bespaart al gauw een halve dag per week op je administratie. Orders, voorraad en facturen worden automatisch bijgewerkt. Dit voorkomt handmatige dubbele invoer, waardoor je meer tijd overhoudt om te bouwen aan je bedrijf.

• Je koopt in op basis van feiten in plaats van gevoel. Je krijgt automatisch gegenereerde besteladviezen op basis van je verkoopcijfers, zodat je op tijd en in de juiste aantallen bestelt.

Benieuwd wat voorraadsoftware in de cloud jou oplevert? Vraag een gratis demo aan bij Brincr

Met Brincr breng je voorraad, orders, facturatie en boekhouding samen op één plek, zonder een complex ERP-systeem. Je bespaart daarmee tot wel een dagdeel per week aan administratie. Die tijd kun je steken in verkopen en ondernemen, waardoor je je handelsbedrijf sneller opschaalt.

Benieuwd wat de mogelijkheden zijn van Brincr? Vraag nu een vrijblijvende demo aan en ontdek in 30 minuten of het bij je past.