5 tips om grip te houden op je voorraad als je op meerdere kanalen verkoopt

In het kort

• Gebruik één voorraadstand voor al je verkoopkanalen. Zo weet je je precies hoeveel voorraad je hebt.

• Reserveer voorraad zodra een order binnenkomt, zodat je hetzelfde artikel niet twee keer verkoopt.

• Bouw per verkoopkanaal een buffer in voor goedverkopende producten, zodat je geen bestellingen hoeft te annuleren.

• Boek retouren op de dag van binnenkomst terug, waardoor verkoopbare artikelen direct weer in je voorraadstand staan.

• Stap over van Excel of een ERP-module naar voorraadsoftware die je voorraad, orders, inkoop en facturatie verbindt.

Tip 1: Gebruik één voorraadstand voor al je verkoopkanalen

Zijn je verkoopkanalen niet aan elkaar gekoppeld, dan houdt elk kanaal zijn eigen voorraadstand bij. De webshop telt bijvoorbeeld zelf af bij een bestelling, de externe marktplaats krijgt de voorraad door via een export en jouw binnendienst kijkt in Excel of loopt het magazijn in. Zo werk je met drie standen die elk een ander getal laten zien.

Dit is een recept voor fouten en problemen, want het is een kwestie van tijd voordat je voorraad niet meer op orde is en je ofwel te veel ofwel te weinig inkoopt. En dat niet alleen: als je geen goed beeld hebt van je voorraad, doe je ook de verkeerde beloftes aan klanten. Of moet je hen steeds nee verkopen.

De oplossing: gebruik één voorraadstand voor al je verkoopkanalen, zodat je te allen tijde precies weet hoeveel voorraad je hebt. Je webshop, de marktplaats en je binnendienst halen hun stand daar op en geven elke verkoop daaraan door. Professionele voorraadsoftware zoals Brincr is hier perfect voor.

Tip 2: Reserveer voorraad zodra een order binnenkomt, niet pas tijdens het orderpicken

Een order die vandaag binnenkomt, gaat vaak pas later de deur uit. Tot die tijd liggen de artikelen nog gewoon in het magazijn. Een B2B-klant bestelt bijvoorbeeld op maandagochtend 40 dozen voor levering op vrijdag. Telt je systeem pas af bij verzending, dan staan die dozen vier dagen lang ook nog te koop in je webshop.

Werk daarom met vrije voorraad: de fysieke voorraad min alles wat al is toegezegd. Dat gaat om open orders, maar ook om artikelen die apart staan voor een vaste klant of een kortingsactie. De reservering moet ingaan op het moment dat de order binnenkomt, niet pas tijdens het orderpicken.

Ook aan de inkoopkant levert dit rendement op, want met een betrouwbare vrije voorraad kun je scherper inkopen en voorkom je overtollige voorraad en cashslowproblemen.

Klantverhaal: Lees hoe schoonmaakgroothandel Koala Products slim hun voorraden beheert met Brincr.

Tip 3: Bouw per verkoopkanaal een buffer in voor goedverkopende producten

Je hoeft niet op elk verkoopkanaal je hele voorraad te tonen. Het is zelfs slimmer om dit niet te doen, zeker als het om externe verkoopkanalen gaat.

• Marktplaatsen  beoordelen jou als verkoper. Bol doet dat bijvoorbeeld met servicenormen, waaronder het aantal annuleringen. Je kwaliteitsscore telt mee voor het koopblok, en wie in een week te veel bestellingen annuleert, kan een strike krijgen. Dat is een waarschuwing van Bol en kan in het ergste geval leiden tot het opschorten van je verkoopaccount. Door voldoende buffer in te bouwen, voorkom je dat producten niet leverbaar zijn en voorkom je dus ook problemen met de marktplaats zelf.

• Je eigen webshop biedt hier wat meer speling in. Je kunt de klant bijvoorbeeld zelf bellen, een alternatief aanbieden of een nalevering afspreken. Maar ook hier geldt: hoe minder frictie klanten ervaren tijdens het bestellen, hoe beter.

• B2B-klanten rekenen erop dat je hun vaste bestellingen kunt leveren. Door vooraf een buffer in te bouwen op goedverkopende producten, houd je voldoende voorraad vrij.

Tip 4: Boek retouren dezelfde dag terug in je voorraad

Met elk verkoopkanaal krijg je er ook een retourstroom bij. Een klant van je webshop stuurt een pakket terug, een bestelling via de marktplaats komt retour en een zakelijke klant brengt een doos terug die verkeerd besteld is.

Zolang zo'n retour niet is verwerkt, klopt je voorraadstand niet. Het artikel ligt dan wel in je magazijn, maar staat niet in je systeem. Je verkoopt het dus niet, en bij een goedverkopend product bestel je het misschien onnodig bij.

Maak van retouren daarom een vaste dagelijkse taak en spreek drie dingen af met je team:

• Elke retour wordt op de dag van binnenkomst gecontroleerd en geboekt.

• Bij elke retour beslis je concreet wat er moet gebeuren. Is het artikel nog als nieuw, dan gaat het terug in je voorraad. Is het beschadigd, dan haal je het uit je voorraad of verkoop je het met korting.

• Je koppelt de retour aan de oorspronkelijke order, zodat je precies ziet via welk kanaal de bestelling is gedaan. Komt een product via één kanaal opvallend vaak retour, kijk de productinformatie dan goed na. Waarschijnlijk staan er fouten in.

Tip 5: Bespaar tijd en voorkom fouten met professionele voorraadsoftware

Om je handel via meerdere verkoopkanalen eenvoudig te beheren, kun je niet zonder goede voorraadsoftware. Hiermee verbind je je voorraad, orders, inkoop en facturatie in één platform. En je synchroniseert dit naadloos met je webshop, B2B-portaal, boekhouding en andere koppelingen. Zo bespaar je tijd, voorkom je fouten en schaal je je handel met een vertrouwd gevoel op.

Benieuwd wat professionele voorraadsoftware jouw handelsbedrijf oplevert? Vraag een gratis demo aan bij Brincr. Wij leggen je dan in 30 minuten uit hoe onze software jouw leven als handelaar makkelijker maakt.