Heb ik voorraadsoftware nodig als ik al een ERP-systeem heb?

In het kort

• Een ERP-voorraadmodule is een goede keuze als je voorraadbeheer eenvoudig is, bijvoorbeeld met één verkoopkanaal en één locatie.

• Speciale voorraadsoftware biedt meer mogelijkheden en past daarom beter bij complexer voorraadbeheer.

• Mis je functies, werk je ernaast in Excel of verkoop je via meerdere kanalen, dan is overstappen het overwegen waard.

• Je ERP-systeem blijft gewoon in gebruik tijdens je overstap, dus overstappen levert zelden problemen op.

• De overstap duurt al gauw een paar dagen of weken, en een demo of onboarding maakt dit proces een stuk makkelijker.

Wat is het verschil tussen voorraadsoftware en een ERP-module voor voorraadbeheer?

Met een ERP-systeem beheer je je boekhouding, inkoop, verkoop en voorraad in één pakket. Het voordeel is dat je hierdoor met één pakket klaar bent en dus geen losse abonnementen hoeft af te sluiten. Het nadeel is dat een voorraadmodule in je ERP-systeem een stuk minder functionaliteiten heeft dan een pakket dat speciaal ontwikkeld is voor voorraadbeheer.

Voorraadbeheersoftware biedt uitgebreidere mogelijkheden om je voorraad als handelsbedrijf te beheren. Het is dus vooral een goede keus als je voorraadbeheer complexer is. Bijvoorbeeld als je meerdere medewerkers hebt of via verschillende kanalen verkoopt.

Voorraadsoftware staat los van je ERP-systeem, maar je kunt deze programma's wel aan elkaar koppelen. Zo houd je je administratie, inkoop, verkoop en voorraad eenvoudig actueel.

Wanneer is een ERP-systeem met voorraadmodule een goede keus?

Een ERP-systeem met voorraadmodule is een goede keus in deze situaties:

• Je wilt alles beheren in één pakket, zonder aparte koppelingen en zonder meerdere abonnementen.

• Je hebt één verkoopkanaal en levert vanuit één locatie, waardoor je niet zo snel tegen beperkingen aanloopt met je ERP-module.

• Je hebt niet de ambitie om verder te groeien of te automatiseren, waardoor je huidige werkwijze volstaat.

• Je levert vooral complete orders en bijna geen deelleveringen en maatwerk.

Wanneer is het beter om voor speciale voorraadsoftware te kiezen?

Speciale voorraadbeheersoftware is de betere keus in deze situaties:

• Je mist bepaalde functies in je ERP-module, bijvoorbeeld rondom serienummers, batches, staffelkortingen of meerdere magazijnen.

• Je verkoopt via meerdere kanalen, zoals een eigen webshop en via Bol, en wilt overal dezelfde voorraad tonen.

• Je houdt naast je ERP nog lijsten bij in Excel, omdat de module op dit moment te weinig overzicht geeft.

• Je hebt de ambitie om te groeien en verder te automatiseren, en je huidige werkwijze belemmert je hierin.

• Je wilt een compleet voorraadbeheerpakket zonder beperkingen voor jou en je team.

Klantverhaal: bekijk hoe Björg Nutrition hun voorraadsoftware koppelt met Twinfield en WooCommerce en wat dit hun oplevert.

Overstappen van een ERP-voorraadmodule naar speciale voorraadsoftware: hoe werkt dat?

Een groot voordeel van overstappen, is dat je je ERP-systeem gewoon blijft gebruiken. Daar beheer je immers je boekhouding in. Het enige wat verandert, is dat je de ERP-voorraadmodule vervangt door speciale voorraadsoftware. Tijdens de overstap loopt je administratie dus gewoon door.

Dit stappenplan geeft je een goed beeld van hoe een overstap werkt:

1. Je zet je artikelen, klanten en voorraadstanden over van je ERP naar je nieuwe voorraadsoftware. Tel je voorraad vooraf, zodat je met de juiste aantallen start.

2. Je koppelt de voorraadsoftware aan je ERP. Meestal is er een standaardkoppeling met jouw ERP. Zo niet, dan kun je in veel gevallen een maatwerk-API laten bouwen door een programmeur.

3. Je koppelt je verkoopkanalen, zoals je webshop, aan je voorraadsoftware. Dit kun je ook doen als je bijvoorbeeld verkoopt via Bol of Amazon.

Het duurt vaak wel een paar dagen of zelfs weken voordat je helemaal up-and-running bent. Dat komt ook omdat je het programma moet leren kennen. Volg vooraf een vrijblijvende productdemo om dit makkelijker te maken. En vraag de softwareontwikkelaar desnoods om hulp. Vaak bieden zij tegen betaling een onboardingtraject, waardoor je veel tijd bespaart en fouten voorkomt.

Benieuwd of voorraadsoftware bij jouw handelsbedrijf past? Vraag een gratis demo aan bij Brincr

Met Brincr breng je voorraad, orders, facturatie en boekhouding samen op één plek, zonder een complex ERP-systeem. Je bespaart daarmee al gauw een dagdeel per week aan administratie. Die tijd kun je steken in verkopen en ondernemen, waardoor je je handelsbedrijf sneller kan laten groeien.